Kvittering og mva.-løsninger i Agricard 

Agricard inngikk avtale med Eika Kredittbank AS som ny driftspartner høsten 2019. I overgangen ble det også gjort en kartlegging av faktura og fakturainnhold for å tilfredsstille dagens strenge krav i forhold til Bokføringslovverket. 
Gallery image

Som tidligere må man alltid ta vare på kvittering ved bruk av kredittkort.

Hvordan fungerer Agricard?  

Det er  to drivstoffleverandører i Agricard; Circle K (inkludert Beststasjoner) og YX NorgeNår du fyller drivstoff og ønsker å bokføre dette i regnskapet, må du ta vare på kvitteringene og bruke disse som vedlegg til din kredittkortfaktura. Dette gjelder for ALLE kjøp og ikke kun for Agricard.

For at en kvittering skal være gyldig, må den være utstedt fra selger av produktet, i dette tilfellet Circle K (Best) eller YX. Fakturaen du får fra Agricard kommer fra Eika og er derfor ikke gyldig som kvittering, selv om den er spesifisert med mva.   

Hvordan vil dette fungere for deg i praksis? 

Circle K 

Når du er på en Circle K stasjon, finnes det flere løsninger for deg som bruker Agricard. 

  • Bruk Agricard på pumpe og få kvitteringsutskrift ved å følge instruksjon på pumpen. (Gjelder også på Best). 
  • Fyll drivstoff på pumpe, betal i kassen og få kvittering(Gjelder også på Best). 
  • Kvittering direkte på epost via mobilbetaling.  
  • Bruk Circle Kappen, gå inn på Mobilbetaling og legg inn ditt Agricard. Åpne appen når du er på stasjonen. Den vil automatisk finne ut hvilken stasjon du står på og be deg velge pumpenummer. Fyll drivstoff som vanlig. Etter fylling får du spørsmål i appen om du ønsker kvittering på epostBekreft og skriv epostadressen du vil sende den til. Da har du alle kvitteringene samlet på ett sted når det er tid for mva. regnskapet.

For å få rabatt på mobilbetaling må du være registrert i Circle K Extra Club. Registrer deg på internett eller i Circle K- appen. Legg inn nummeret på ditt Agricard og legg inn avtalekoden «Agricard» i din profil. (Gjelder ikke på Best).

Circle K og Agricard jobber aktivt med å forbedre løsningen med mobilbetaling slik at kvitteringen skal komme automatisk etter at du har lagt inn epostadressen første gang.  

Bokføring av Circle K transaksjoner inkludert rabatter gjøres ved å vedlegge kvitteringer med din Agricard faktura, hvor mva er spesifisert på kvittering for dine kjøp. 

YX 

YX kvitteringer hentes ut på følgende måte: 

  • Bruk Agricard på pumpe og få kvitteringsutskrift ved å følge instruksjon på pumpen. 
  • Fyll drivstoff på pumpe, betal i kassen og få kvittering.

Da rabatten ikke er spesifisert på kvitteringen fra YX, vil du den tiende hver måned motta en epost med et dokument hvor alle rabattdetaljer fremkommer. Det samme beløpet finner du på fakturaen merket som «Rabatt YX».

Bokføring av YX transaksjoner, inkludert rabatter, gjøres ved at du legger ved kvittering fra stasjon, sammen med e-posten med rabatten som du finner i fakturaen fra Eika. Til sammen gir dette korrekt sum og riktig mva. fradrag. Det gis ikke rabatt på andre varer enn drivstoffHusk derfor å velge riktig mva. kode for bokføring av drivstoff. 

For andre kjøp på ditt kredittkort må du vedlegge kvitteringer/faktura fra leverandøren du har gjort kjøpet hos. 

Hva sier lovverket? 

 Agricardfakturaen viser kun en transaksjonsoversikt, og bilag fra brukerstedet/forretningen må benyttes i regnskapet for gyldig føring og mva. 

Ifølge Bokføringsforskriftens § 5-5-1 skal dokumentasjon av kjøp være salgsdokumentasjon som selger har utstedt. Salgsdokumentasjonen skal inneholde de opplysningene som fremgår av Bokføringsforskriften §§5-1-1 til 5-1-5.

I mange tilfeller vil anskaffelser til virksomheten være betalt med kredittkort, og faktura med spesifikasjon av kjøpene sendes fra kredittkortselskapet i etterkant. Dette kan for eksempel gjelde reise, drivstoff eller netthandel. En slik faktura fra kredittkortselskapet vil ikke være godkjent dokumentasjon utstedt fra selgeren av varen eller tjenesten.

Regnskapet må inneholde en original faktura utstedt av selger (kvittering). Dette gjelder selv om fakturaen fra kredittkortselskapet inneholder alle opplysninger som kreves iht. Bokføringsforskriften §§5-1-1 til 5-1-5. Selve fakturaen fra kredittkortselskapet er altså i seg selv ikke tilstrekkelig som grunnlag for bokføring hos bruker.

Det er kun fakturagebyret og eventuelt rentetillegg som kan kostnadsføres på grunnlag av faktura fra kredittkortselskapet. Hvis du opplever at det ikke kan utstedes kvittering, må det dokumenteres at dette ikke var mulig, påføres dato, hva som ble kjøpt og med signatur slik at dette kan legges ved som dokumentasjon.

Denne lovhjemmel gjelder alle typer kredittkort, ikke kun for Agricard.  

På denne siden finner du alltid oppdatert informasjon rundt faktura og mva. gjeldende for Agricard: https://www.agricard.no/faq-kortbruk-faktura 

Tips: Ta bilde av kvitteringen din ved fylling!